Quy Trình Tiếp Nhận Nhân Viên Mới Trong Tổ Chức Sự Kiện

Quy trình tiếp nhận nhân viên mới là một phần quan trọng của hoạt động quản lý nhân sự trong mỗi tổ chức. Việc thực hiện quy trình này đúng cách không chỉ giúp giảm thiểu thời gian hòa nhập của nhân viên mới mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực, giúp họ cảm thấy thoải mái và nhanh chóng đóng góp cho tổ chức. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn về quy trình tiếp nhận nhân viên mới. Cùng theo dõi ngay nhé!

Đánh giá thử việc trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới

Nhà tuyển dụng cần thực hiện việc đánh giá kết quả sau thời gian thử việc và đánh giá sau quá trình đào tạo. Những đánh giá này sẽ giúp xác định mức độ phù hợp giữa năng lực của nhân viên và yêu cầu thực tế của công việc. Thường thì thời gian hợp lý nhất cho quá trình đào tạo là không quá 1 tháng và cho quá trình thử việc là tối đa 2-3 tháng.

Quy trình tiếp nhận nhân viên mới là cơ hội để xây dựng một nền tảng vững chắc cho mối quan hệ lao động trong tương lai. Bằng cách thiết lập một kế hoạch cụ thể, cung cấp đào tạo tốt và hỗ trợ,  duy trì sự theo dõi. Thì tổ chức có thể đảm bảo rằng nhân viên mới sẽ hòa nhập thành công và đóng góp vào sự phát triển của tổ chức.

Đọc thêm các bài viết liên quan:

Ứng dụng công nghệ vào quy trình đánh giá nhân viên mới

Bên cạnh sử dụng quy trình theo các bước tiếp nhận nhân viên mới, nhiều doanh nghiệp còn ứng dụng thêm công nghệ vào quy trình đánh giá năng lực nhân viên trong mỗi kỳ thi đánh giá năng lực định kỳ trong doanh nghiệp.

Thông thường các nhân viên học việc, thử việc sau khi kết thúc quá trình trước khi vào làm việc chính thức sẽ phải một lần nữa vượt qua bài thi đánh giá năng lực. Bài thi đánh giá năng lực được tổ chức thi theo hình thức thi trắc nghiệm. Do đó, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ bằng cách sử dụng phần mềm thi trắc nghiệm, website trắc nghiệm để đánh giá năng lực cho nhân viên mới. Và một trong số những phần mềm thi trắc nghiệm được nhiều doanh nghiệp lựa chọn chính là AZtest.

Với AZtest doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc đánh giá năng lực cho nhân viên đặc biệt là khâu tổ chức thi, soạn đề thi, trộn đề thi, chấm thi, xếp loại và thống kế nhờ đó mà doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa thời gian, công sức trong quá trình chấm thi. Đặc biệt, AZtest còn cung cấp cho doanh nghiệp một website thi trắc nghiệm độc lập, hỗ trợ doanh nghiệp có thể quảng bá hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp.

Trên đây là quy trình tiếp nhận nhân viên mới mà AZtest muốn chia sẻ đến bạn đọc. Mong rằng những chia sẻ hữu ích từ bài viết trên sẽ giúp bạn đọc có được những kinh nghiệm hữu ích cho quá trình tiếp nhận ứng viên của doanh nghiệp mình.

Không gian làm việc là một trong những yếu tố thu hút nhân tài hiệu quả nhất. Ngày đầu tiên đi làm được ví như ngày đầu đến trường, đều mang tâm trạng hồi hộp, bỡ ngỡ và lo lắng. Do đó, nhân sự mới luôn cần sự hướng dẫn nhiệt tình, hỗ trợ ân cần từ bộ phận nhân sự (HR). Đó sẽ là những gì mà quy trình tiếp nhận nhân viên mới bài bản sắp được CoDX làm rõ trong bài viết dưới đây.

Tổng quan các bước trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới

Quy trình tiếp nhận nhân viên mới bao gồm nhiều bước khác nhau để đảm bảo họ hòa nhập tốt vào môi trường làm việc. Dưới đây là một tổng quan về các bước trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới.

Cấp số nội bộ tổng đài, cấp sim, điện thoại và công cụ làm việc

Nếu là nhân viên kinh doanh, thì trưởng phòng sẽ đề nghị bộ phận văn phòng cấp số tổng đài cho nhân viên để hỗ trợ quá trình làm việc. Bởi công việc chính của nhân viên kinh doanh là bán hàng do đó số tổng đài rất cần thiết, việc cung cấp số tổng đài cũng giúp cho trưởng bộ phận dễ dàng quản lý nhân viên của mình trong quá trình làm việc.

Ngoài ra, nhân viên mới khi làm việc tại bộ phận kinh doanh còn được cấp SIM điện thoại và công cụ hỗ trợ quá trình làm việc.

Giới thiệu với các phòng ban

Sau khi đậu phỏng vấn, tùy vào năng lực của ứng viên trong quá trình phỏng vấn mà nhà tuyển dụng sẽ quyết định ứng viên học việc hay thử việc. Do đó bước đầu tiên trong quy trình tiếp nhận nhân viên sẽ là giới thiệu với các phòng ban.

Người quản lý bộ phận và quản lý văn phòng sẽ phụ trách công việc này, cụ thể là dẫn nhân viên mới đi các phòng ban ở văn phòng để giới thiệu nhân viên với mọi người trong công ty. Đồng thời quản lý văn phòng sẽ gửi email chào mừng và thông báo cho các bộ phận & toàn bộ cty thông tin liên lạc của nhân viên mới: Họ tên, tuổi, email cty, số điện thoại, nơi làm việc.

Bước 1: Chuẩn bị công cụ làm việc cho nhân viên

Trước khi nhân sự mới bắt đầu nhận việc, HR nên đảm bảo rằng họ có không gian làm việc phù hợp với chuyên môn của mình. Yếu tố này bao gồm:

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo khu vực làm việc, phòng họp và những khu vực khác đáp ứng đủ tiêu chí về không khí, ánh sáng, âm thanh, nhiệt độ phòng.

Các bước trong quy trình tiếp nhận ứng viên

Để có một quy trình tiếp nhận nhân viên mới hoàn chỉnh, trơn tru và không mất quá nhiều thời gian trong quá trình tiếp nhận nhân viên bạn có thể tham khảo các bước sau đây để áp dụng và quy trình tiếp nhận ứng viên cho doanh nghiệp mình. Cụ thể:

Bước 4: Hướng dẫn nhân viên tiếp nhận công việc mới

Nhân sự mới sẽ trải qua giai đoạn đào tạo kỹ năng chuyên môn phù hợp nhằm tiếp nhận tốt nhiệm vụ tùy thuộc vào vị trí chuyên môn của mình. Ngoài việc trau dồi kiến thức chuyên môn, quy trình đào tạo về kỹ năng còn hỗ trợ xây dựng được thái độ làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp.

Hơn nữa, quản lý bộ phận cần đặt ra định hướng cụ thể để biết được nhân viên có thực sự nắm bắt được đầu công việc chưa, cũng như mức độ liên kết và khả năng gắn bó của nhân sự đó với vị trí này.

Gửi thông tin cơ cấu tổ chức các phòng ban cho nhân viên

Bộ phận văn phòng sẽ thực hiện gửi file cơ cấu tổ chức của công ty, họ tên và thông tin liên lạc của trưởng các bộ phận cho nhân viên. Nhân viên tiếp nhận vào lưu lại thông tin liên hệ để hỗ trợ tốt trong quá trình làm việc của mình.

Tạo email công ty, gửi về hòm thư cá nhân

Để hỗ trợ cho quá trình làm việc, khi tiếp nhận nhân viên quản lý bộ phận hoặc quản lý văn phong sẽ thực hiện công việc tạo email công ty cho nhân viên. Việc sử dụng email công ty để làm việc là yêu cầu cần thiết mà mỗi nhân viên cần có khi làm việc. Đây cũng là một trong những bước cần thực hiện trong quy trình tiếp nhận nhân viên.

Để tạo email công ty người quản lý sẽ thực hiện các bước sau:

Bước 1: Quản lý bộ phận hoặc quản lý văn phòng gửi yêu cầu về hòm thư cấp email của công ty và Cc cho chính nhân viên.

Bước 2: Người quản lý mail của công ty sẽ chịu trách nhiệm chỉ dẫn cho nhân viên việc tạo hòm thư cho nhân viên. Sau khi tạo xong, người quản lý mail của công ty gửi thông báo về tài khoản email và hướng dẫn sử dụng email về hòm thư cá nhân của nhân viên.

Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình tiếp nhận nhân viên mới

Một quy trình tiếp nhận nhân viên mới được xây dựng bài bản, có đầu tư sẽ giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân được nhân tài. Từ đó tạo nên môi trường làm việc hiệu quả. Sau đây là 4 yếu tố quan trọng khi xây dựng quy trình onboarding tiếp nhận nhân sự mới mà doanh nghiệp cần có: